| Thuật ngữ | Tên gốc / cách gọi khác | Nghĩa là gì | Ví dụ |
|---|
| Vị trí việc làm | VTVL | Một nhóm công việc ổn định, cùng yêu cầu năng lực, gắn với sản phẩm và trách nhiệm. Không phải tên người, không phải ngạch hay chức danh. Một vị trí có thể cần nhiều người; một người có thể kiêm hai vị trí. | Giảng viên đại học (mã CM01) – Trường có hơn 300 viên chức ở vị trí này. |
| Mã vị trí | Mã VTVL | Mã của từng vị trí trong danh mục 35 vị trí của Trường: QL = quản lý, CM = chuyên môn, HT = hỗ trợ. | QL03 Trưởng khoa/phòng · CM01 Giảng viên · HT04 Giáo vụ. |
| Nhiệm vụ | Nhiệm vụ (Biểu A1) | Việc lớn đơn vị được giao trong quyết định chức năng, nhiệm vụ – mỗi khoản nhiệm vụ của quyết định là một dòng A1. Một nhiệm vụ gồm nhiều công việc (A2). | Tuyển sinh (QĐ 2685, Mục III – Phòng Đào tạo, khoản 1) → NV.PDT.001. |
| Công việc | Công việc (Biểu A2) | Phần việc cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ (A1). Cột B của A2 ghi mã nhiệm vụ đó. Mỗi công việc thuộc đúng MỘT nhiệm vụ, tạo ra MỘT loại sản phẩm và do MỘT vị trí thực hiện; thường tách từ các điểm 1.1, 1.2… của quyết định. | CV.PDT.002 – thuộc NV.PDT.001 – Tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ thí sinh – vị trí CM04 – sản phẩm: hồ sơ. |
| Sản phẩm | Sản phẩm | Kết quả đếm được, kiểm tra được của một công việc. | Bài thi đã chấm; bảng điểm đã nhập; giờ chuẩn giảng dạy đã thực hiện. |
| Đơn vị tính | Đơn vị tính (ĐVT) | Cách đếm sản phẩm. | bài, đề, hồ sơ, giờ chuẩn, ca, buổi, học kỳ. |
| Bản mô tả công việc và khung năng lực | Bản mô tả CV–KNL (Biểu C2) | Tài liệu của từng vị trí: công việc phải làm, sản phẩm, quyền hạn, quan hệ phối hợp và năng lực cần có. Xem đầy đủ ở trang "Của tôi" hoặc Danh mục trên web; bản tóm tắt (trách nhiệm, năng lực) có sẵn ở trang 7. C2_NangLuc của file mẫu. | |
| Bậc nghề nghiệp | Bậc nghề nghiệp (NĐ 232/2026) | Mức độ của vị trí viên chức theo Nghị định 232/2026/NĐ-CP; mỗi vị trí dùng một số bậc nhất định. | Giảng viên: bậc 3 đến bậc 5. |
| Thuật ngữ | Tên gốc / cách gọi khác | Nghĩa là gì | Ví dụ |
|---|
| File kê khai | Bộ biểu, bộ biểu nghiệp vụ HD07 | Một file Excel do Ban Tổ chức Trung ương ban hành, gồm nhiều trang (sheet). Mỗi trang là một "biểu" – một bảng để điền. Trường phát hành bản đã điền sẵn danh mục: TLU_Bo_bieu_VTVL_HD07_v0.3.xlsx. | Đơn vị điền 4 trang A1, A2, B1, B2 rồi nộp file lên web. |
| Biểu | Biểu | Một trang (sheet) trong file kê khai, có mã chữ + số. Đơn vị điền A1, A2, B1, B2; Phòng TCCB làm C1–C3, D1–D2. | |
| Biểu A1 – Danh sách nhiệm vụ | A1_NhiemVu | Liệt kê các nhiệm vụ của đơn vị, mỗi nhiệm vụ một dòng, kèm văn bản căn cứ. | |
| Biểu A2 – Công việc và sản phẩm | A2_CongViec | Chia mỗi nhiệm vụ thành các công việc; mỗi dòng ghi công việc, sản phẩm, đơn vị tính và mã vị trí thực hiện. | |
| Biểu B1 – Khối lượng và thời gian | B1_KhoiLuong | Với mỗi công việc: làm bao nhiêu lần trong năm và mỗi lần hết bao nhiêu phút. Hệ thống tự tính ra giờ/năm. | |
| Biểu B2 – Thay đổi do số hóa, thuê dịch vụ | B2_CT_TacDong (tác động chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ, xã hội hóa) | Chỉ điền khi trong năm cách làm đã thực sự thay đổi (dùng phần mềm, thuê ngoài…) làm tăng/giảm thời gian, và có bằng chứng. | |
| Biểu C1–C3, D1–D2 (Phòng TCCB làm) | C1_VTVL, C2_NangLuc, C3_NhuCau, D1_NhanLuc, D2_PhuongAn | Danh mục vị trí, năng lực, số người cần, nhân lực hiện có và phương án 2027–2031. Đơn vị không phải điền: C1 (35 vị trí) và C2 (trách nhiệm, năng lực từng vị trí) đã điền sẵn trong file mẫu để đơn vị tra cứu; C3, D1, D2 Phòng TCCB làm. | |
| Ô xám (ô tự tính) | Ô công thức, đã khóa | Ô máy tự tính từ các ô khác. Không gõ đè; nếu gõ đè, web sẽ báo lỗi và tự tính lại. | B1 cột F, G (giờ/năm); B1 cột B (mã vị trí). |
| Kết quả tự kiểm tra (B1 cột R) | Cảnh báo dữ liệu | Ô xám ở cuối mỗi dòng B1, tự báo dòng đã đủ thông tin chưa. Phải hiện ĐẠT; nếu hiện THIẾU… thì điền cột còn thiếu. | THIẾU NGUỒN THỜI GIAN → điền cột I. |
| Danh sách chọn | Data validation | Ô có mũi tên khi bấm vào: chọn một giá trị có sẵn, không tự gõ chữ khác. | A1 cột Trạng thái; A2 cột Mã vị trí. |
| Kỳ thống kê | Kỳ | Khoảng thời gian dùng để đếm khối lượng công việc: 01/10/2025 – 30/9/2026. Ghi đúng chuỗi 01/10/2025-30/9/2026. | |
| Văn bản căn cứ | Căn cứ | Ở A1: số quyết định chức năng, nhiệm vụ của chính đơn vị kèm mục, khoản – hồ sơ gửi đi đính kèm bản quyết định đó. Ở A2: văn bản quy định công việc (có thể ghi điểm cụ thể của quyết định). | QĐ 2685/QĐ-ĐHTL ngày 27/12/2019, Mục III (Phòng Đào tạo), phần B, khoản 1. |
| Quyết định chức năng, nhiệm vụ | QĐ CNNV; QĐ 2685/QĐ-ĐHTL | Văn bản của Hiệu trưởng quy định đơn vị làm những việc gì. Các phòng chức năng và tổ chức phục vụ theo QĐ 2685/QĐ-ĐHTL ngày 27/12/2019 (15 mục); Khoa, Viện theo quyết định riêng. Là căn cứ để kê A1. Xem trên web: Chức năng, nhiệm vụ. | Phòng Đào tạo: Mục III, 5 khoản – Tuyển sinh; Xây dựng và quản lý chương trình đào tạo… |
| Nơi lưu hồ sơ (nguồn) | Nguồn, Nguồn SL, Nguồn thời gian | Ghi rõ số liệu lấy từ đâu để người kiểm tra tìm lại được. | Phần mềm quản lý đào tạo – số bài thi HK1+HK2; Sổ văn bản đi của khoa. |
| Thuật ngữ | Tên gốc / cách gọi khác | Nghĩa là gì | Ví dụ |
|---|
| Số lượng trong năm | Số SP/năm | Số sản phẩm thực tế làm được trong kỳ thống kê, đếm từ sổ sách, phần mềm. | 14.500 bài thi |
| Số phút cho 1 sản phẩm | Phút/SP | Thời gian lao động thực sự để làm xong một sản phẩm – KHÔNG phải thời hạn trả kết quả, không tính thời gian chờ. | Hồ sơ hẹn trả sau 5 ngày nhưng thực làm 50 phút → ghi 50. |
| Giờ việc phụ trợ | Giờ bổ sung (công việc liên quan) | Giờ/năm cho việc đi kèm chưa tính trong số phút/sản phẩm (họp, báo cáo, chuẩn bị). Mỗi giờ chỉ tính một lần. | 60 giờ/năm họp bộ môn |
| Định mức | Có định mức | Thời gian chuẩn do văn bản quy định (ví dụ quy chế chế độ làm việc giảng viên). Khi dùng phải ghi tên văn bản. | |
| Đo hoặc ước lượng thực tế | Kiểm đếm, ước lượng thực tế | Khi chưa có định mức: đo 3–5 lần bằng Phiếu đo thời gian rồi lấy trung bình; ghi rõ cách đo. | |
| Giờ làm việc chuẩn của 1 người/năm | Quỹ giờ quy đổi PP2 (1.904 giờ) | Số giờ một người làm việc trong năm theo chế độ 40 giờ/tuần: (261 − 11 ngày lễ − 12 ngày phép) × 8 = 1.904 giờ. Giảng viên có chế độ riêng. | |
| Số người cần theo khối lượng | Người lao động quy đổi (PP2) | Tổng giờ/năm của một vị trí chia cho 1.904. Là con số tham khảo để so sánh, KHÔNG phải biên chế, không tự làm tròn. | 3.808 giờ ÷ 1.904 = 2,0 người. |
| Ba cách tính số người cần | PP1, PP2, PP3 | PP1 – theo cơ cấu bắt buộc (ví dụ mỗi khoa 1 trưởng khoa); PP2 – theo khối lượng và thời gian; PP3 – theo đánh giá sản phẩm, tiến độ cho việc khó đo giờ (nghiên cứu, tham mưu). | |
| Biên chế | Biên chế, số lượng người làm việc | Chỉ tiêu người do cấp có thẩm quyền giao. Kết quả tính số người cần không tự động thành biên chế. | |
| Thuật ngữ | Tên gốc / cách gọi khác | Nghĩa là gì | Ví dụ |
|---|
| Người kê khai của đơn vị | Đầu mối kê khai, Người nộp | Người được trưởng đơn vị giao điền file và nộp lên web; có tài khoản vai trò "Người kê khai". | |
| Lần nộp | Phiên bản (v1, v2…) | Mỗi lần tải file lên tạo một lần nộp mới; các lần cũ vẫn được lưu để đối chiếu. Hệ thống dùng lần nộp mới nhất. | Lần 1 có lỗi → sửa → nộp Lần 2. |
| Trạng thái lần nộp | Có lỗi / Đạt kiểm tra / Đã xác nhận / Bị từ chối | Cần sửa = còn lỗi phải sửa · Hợp lệ, chờ xác nhận = máy kiểm tra không thấy lỗi · Đã xác nhận = Phòng TCCB đã duyệt nội dung · Bị trả lại = Phòng TCCB yêu cầu làm lại. | |
| Lỗi / Cảnh báo / Gợi ý | LỖI, CẢNH BÁO, GHI CHÚ | Lỗi = bắt buộc sửa thì mới được tổng hợp; Cảnh báo = nên xem lại, Phòng TCCB có thể hỏi; Gợi ý = cách viết tốt hơn. | |
| Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung | Thông báo của Phòng TCCB | Phòng TCCB gửi riêng từng đơn vị: cần sửa gì, hạn nào. Người kê khai thấy số trên biểu tượng chuông, mở để đọc, sửa file, nộp lại và trả lời ngay trên yêu cầu. Mọi bước được ghi nhật ký. | "Bổ sung mã vị trí ở trang A2, hạn 12/11" → đơn vị trả lời "Đã sửa, nộp lại lần 4" → Phòng TCCB đóng yêu cầu. |
| File đã đánh dấu lỗi | — | Chính file đơn vị đã nộp, web tô màu ô có vấn đề (đỏ = lỗi, vàng = cảnh báo, xanh nhạt = gợi ý) và ghi chú cách sửa ngay tại ô; trang đầu 00_LOI_CAN_SUA liệt kê mọi lỗi, bấm "Đi tới ô" để nhảy tới. Sửa xong nộp lại chính file đó. | Ô E13 tô xanh, ghi chú: "Một ô ghi nhiều loại sản phẩm – tách dòng". |
| File gợi ý sửa (đề xuất) | — | Bản do máy sửa sẵn những gì sửa được an toàn: gộp dòng công việc trùng hệt, tách ô nhiều mã vị trí, chuẩn hóa mã, điền kỳ và trạng thái còn trống, đoán đơn vị tính, bỏ nhiệm vụ rỗng, tạo khung trang B1. Ô máy đổi tô xanh lá kèm lý do; ô đơn vị phải bổ sung tô cam. Chỉ để tham khảo – đơn vị kiểm tra trước khi nộp; dữ liệu đã nộp không bị đổi. | Khoa CNTT: 543 → 286 dòng công việc sau khi gộp trùng; B1 có sẵn 286 dòng chờ điền số lượng, số phút. |
| Danh sách lỗi (Excel) | Phiếu lỗi | File Excel liệt kê từng lỗi: ở biểu nào, dòng nào, cột nào, cách sửa. Tải ở trang lần nộp. | |
| File kê khai chuẩn hóa | Xuất bộ biểu chuẩn hóa | File Excel do hệ thống tạo lại từ dữ liệu đơn vị đã nộp, trên mẫu mới nhất của Trường, công thức còn nguyên. | |
| File tổng hợp toàn Trường | Bộ biểu cấp Trường | Một file kê khai gộp dữ liệu của mọi đơn vị, dùng để Phòng TCCB nộp Bộ. | |
| Đã/Chưa kiểm chứng | Kiểm chứng | Đã kiểm chứng = có nguồn và người có thẩm quyền đã xác nhận. Chưa kiểm chứng = mới là số tạm, chỉ để tính thử. | |
| Số liệu giả định | Giả định | Số bịa ra để làm ví dụ. Các file ví dụ ghi "(giả định)" ở mọi ô; không được dùng để nộp. | |
